社内システムがバッチリ構築されている大手企業はさておき、中小零細が多い薬局業界では個人管理がほとんどのようです。
エクセルで入力→プリントアウトして使うのもいいですが、私はGoogleDriveを使ってクラウド管理しています。メリットは以下の３点。
１．いつでもどこでも編集、閲覧可能
→職場のPCに限らず、出先のPCでも手持ちのスマホでも可。
２．変更したらリアルタイムに反映
３．バージョン違いが発生しない
→途中変更が多発し、「あの人の持ってるシフト表とこの人の持ってるシフト表が違う」という事態のこと。
以下、使い方を簡単に説明します。興味のある方は利用してみてください。
３ステップでいきます
１．Googleアカウントの取得
まずはアカウントを取得してください。
管理者はもちろん、できれば従業員にも取得させてください。こちらからどうぞ。
iPhone以外のスマホを使っている人は既にアカウントを持っているはずなので、それを使いましょう。もちろんiPhoneユーザーでもアカウント取得は可能です。
２．ファイルの作成
Google Driveに直接アクセスするか、Gmail画面の上部にある”ドライブ”をクリックします。（”ドキュメント”と表示されているかも）
初めての場合いろいろ表示されるかもですが、気にせず進みます。
Google Driveのメイン画面に到達しましたか？
左上の方にある”作成”ボタンからファイル作成できます。スプレッドシートを選択してください。あとは従来のオフィスと似たようなものです。
なお、作成の右にあるボタンで、既存ファイルをアップロードできますがあまりオススメしません。
３．共有設定
作成したファイルを、他の従業員も見れるように共有設定をします。
ファイルを開いた画面で、右上の方にある”Share”ボタンを押してください。
Add peopleのテキストボックスに、メンバーのメールアドレス（なんたら＠gmail.com）を入力していきます。
権限はcan editとcan viewが選択可能ですが、編集するのは当然管理者のみですのでcan viewにしておきましょう。
Doneを押せば設定完了です。
メンバーがシフト表を見るには、PCからGoogle Driveにアクセスするか、スマホでAndroidアプリを使いましょう。
【Googleアカウントを取得できない人がいる場合】
独自URL発行が可能です。
ファイルを開いた画面で、左上の方にあるFileからPublish to the Webを選択してください
下部に表示されているURLから、誰でもシフト表を見ることができます。
１シートのみの発行も可能ですし、All Sheetsを選択してRepublish nowをクリックすれば全シートの発行も可能です。
【注意点】
１．独自URLを発行している場合、管理に注意する
「リンクを知っていれば誰でも見れる」という状態はセキュリティ上問題があります。管理に注意するか、できるだけアカウントに紐づける形がベストです。
２．ダウンロード禁止
ダウンロードしてしまうと”バージョン違い”が発生するので禁止。
３．プリントアウト禁止
言語道断（笑）